Datenbanken sind das Herz von Notion: Fast alles, was Sie im Service erstellen, ist eine Datenbank. Weil dies ein kollaborativer Service ist, können diese Datenbanken von jedem mit Schreibzugriff verändert werden. Das ist absichtlich, aber es kann auch frustrierend sein.
Sagen Sie, Sie haben die perfekte Datenbank für einen Projekteintrag in Notion gebaut. Du hast Stunden damit verbracht, es zu schaffen, damit es deinen Teams helfen kann, effizient zu arbeiten. Vielleicht dient diese Datenbank als Dokumentationsbibel für das Projekt oder ein Board. Sie könnten denken, dass die Sperrung einer Datenbank verhindern würde, dass ein Benutzer irgendwelche Änderungen vornehmen würde. Das ist nicht der Fall.
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Jetzt stellen wir uns vor, Sie haben das perfekte Board für Ihr Team gebaut. Dieses Board ist ein Kunstwerk, und Sie wissen, dass die geringste Änderung kann Stunden der Fehlerbehebung bedeuten. Wenn Sie die Datenbank für dieses Board sperren, kann niemand Änderungen an den Eigenschaften des Boards vornehmen. Sie können immer noch mit ihr interagieren – neue Aufgaben hinzufügen und sich bewegende Aufgaben – aber sie können nicht eine einzige Änderung in der Board-Datenbank vornehmen, es sei denn, Sie entsperren die Datenbank.
Diese Funktion sollte als ein Muss für jeden Projektmanager betrachtet werden, der mit Notion arbeitet. Sie möchten verhindern können, dass Benutzer Änderungen in Ihren Datenbanken vornehmen. Betrachten Sie diesen Workflow:
- Sie erstellen die Datenbank für Ihr Board.
- Sie sperren die Datenbank.
- Benutzer verwenden das Board, können aber die Datenbankeigenschaften nicht ändern.
- Sie entdecken eine Verbesserung, die Sie zum Board machen könnten.
- Sie entsperren die Datenbank und tweak sie, wenn niemand das Tool verwendet.
- Sie sperren die Datenbank wieder.
- Jeder beginnt mit dem verbesserten Board. Das ist der Workflow, den Sie in Notion benötigen, aber wie machen Sie es?
Was Sie brauchen, um eine Notion-Datenbank zu sperren
Die einzigen Dinge, die Sie brauchen, sind ein gültiges Nominierungskonto und eine Datenbank zu sperren. Diese Datenbank kann in Form von allem in Notion, wie ein Board, Aufgabe, Kalender, Tisch oder Galerie sein. Ich werde von der Desktop-App demonstrieren, aber die Schritte sind die gleichen auf der webbasierten Version der Plattform.
Wie man eine Datenbank in Notion sperrt
Melden Sie sich an Ihr Notion-Konto und finden Sie dann die Datenbank, die Sie sperren möchten. In meinem Beispiel werde ich die Datenbank für ein Board – By Status sperren. Mit Notion öffnen, sollten Sie diese unter Favoriten aufgeführt sehen ( Abbildung A )
Abbildung A
Die Notion Favorites Scheibe. Mit dem Board öffnen, sollten Sie eine Drei-Punkt-Menü-Taste in der oberen rechten Ecke sehen. Klicken Sie auf diese Schaltfläche und aus dem resultierenden Pop-up-Menü ( Abbildung B ), Sie sollten den Eintrag Lock Datenbank sehen.
Abbildung B
Das Notion-Menü enthält den Eintrag Sperrdatenbank. Klicken Sie in diesem Menü auf Sperrdatenbank, um die Datenbank zu sperren. An diesem Punkt kann niemand Änderungen in der Datenbank vornehmen, und nur Sie haben die Macht, sie zu entsperren. Sobald die Datenbank gesperrt ist, sehen Sie Locked an der Oberseite des Fensters angezeigt ( Abbildung C )
Abbildung C
Unsere Notion-Datenbank ist jetzt gesperrt. Wie man eine Datenbank in Notion entsperrt
Das Entsperren der Datenbank ist ebenso einfach: Öffnen Sie das Menü wieder und wählen Sie Unlock Database. Denken Sie daran, nur Sie können dies tun, und Sie sollten es nur entsperren, wenn Sie sicher sind, dass niemand die Datenbank verwendet. Wenn Sie es nur zufällig entsperren, dann können Sie dies zu einem Zeitpunkt tun, wenn ein anderer Benutzer Änderungen an den Datenbankeigenschaften vornehmen könnte. Sie wollen das nicht, also nutzen Sie die Funktion weise.
Schlussfolgerung
Das ist alles, was es gibt, um eine Notion-Datenbank zu blockieren und warum Sie die Funktion nutzen möchten. Dies ist eine großartige Möglichkeit, um zu verhindern, dass jemand “Unfall” unerwünschte Änderungen an den Funktionen, die Sie in Ihrem Notion Workspace erstellen.
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