Die Aufrechterhaltung eines Runbooks mit Routineoperationen und -verfahren ist für IT-Admins und Betreiber hilfreich, um Systeme zu beheben und zu verwalten.

Ihr Server kann jederzeit abstürzen oder absteigen, so dass Sie hilflos und behindern Ihre Geschäftsprozesse.

Diese Situation ist häufig, und der Grund könnte der Mangel an Automatisierung und erforderlichen Fähigkeiten im Team sein.

Wenn Sie sich dieser Situation häufig stellen, kann ein effektives und detailliertes Runbook für Sie nützlich sein und Ihnen dabei helfen, Störungen in Ihrem Unternehmen abzuwenden.

IT-Profis wie Betreiber und Administratoren können ein Runbook erstellen, das als Anleitung mit detaillierten Anweisungen dient.

Wenn Sie ein Runbook auf Ihrer Seite haben, helfen Sie dringende und gemeinsame Probleme sowie repetitive Aufgaben zu lösen. Es wird auch helfen, Unannehmlichkeiten für die Kunden zu vermeiden.

In diesem Artikel werde ich diskutieren, was genau ein Runbook ist, warum Sie es brauchen, und wie man eins erstellt.

Fangen wir an!

Was ist ein Runbook?

Ein Runbook ist ein Schritt für Schritt dokumentiertes Verfahren oder Referenz, das von IT-Experten entwickelt wird, um verschiedene repetitive, Routineaufgaben zu erfüllen und gemeinsame Probleme zu beheben. Es ist ein handlungsfähiger Leitfaden, dass IT-Administratoren, NOCs und Betreiber folgen und nutzen, um Probleme zu begegnen und Aufgaben zu automatisieren, um effiziente Operationen zu ermöglichen.

Runbooks sind von Vorteil für alle im IT-Team, ob erfahren oder neu, da es detaillierte Anweisungen für verschiedene Aufgaben bietet und Ihnen ermöglicht, sie schnell zu lösen. Sie können daraus lernen und den Schritten folgen, um plötzliche Probleme, die kommen können, genau zu lösen.

Darüber hinaus sind Runbooks sowohl in physischer Buchform als auch in elektronischen Dokumenten verfügbar und in IT-Expertensystemen gespeichert. So, wenn Sie eine Serveraufschlüsselung oder die Website SSL-Zertifikat muss erneuert werden, jeder im IT-Team kann dem Leitfaden folgen und die erforderlichen Aufgaben ausführen.

In Notfällen kann ein Runbook einem Team helfen, das Problem schnell zu lösen, anstatt darauf zu warten, dass die Lead Engineers es lösen. Es ist sehr effektiv und genau, da es auf früheren Erfahrungen basiert.

Runbook ermöglicht Senioren des Teams, ihr Wissen und ihre Erfahrung auf verschiedenen Aufgaben mit Junior-Mitgliedern zu teilen. Sie ermöglicht es den Junioren, einfache gemeinsame Probleme zu lösen, ohne sie immer wieder für die gleichen Probleme zu fragen.

Vorteile der Verwendung eines Runbook

Runbook wird in vielen Organisationen verwendet, da es viele Vorteile für Benutzer und das ganze Team bietet. Einige seiner Vorteile sind wie folgt:

Leicht zu folgen

Ein Laufbuch für Ihre tägliche repetitive Aufgabe und häufige Probleme zu haben, ist sehr vorteilhaft, da es ziemlich einfacher ist, für die Lösung von Problemen und die Durchführung von repetitiven Aufgaben zu folgen. Sie kommen auch täglich praktisch Geschäftsaufgaben wie Serviceanfragen, Server-Patch-Updates und Routine-Updates.

Da es alle Prozesse Schritt für Schritt dokumentiert, hilft es jedem im Team, die Aufgaben zu erfüllen, auch wenn sie am wenigsten erfahren sind.

Verbesserte IT Wartung

Wenn Sie ein Runbook für Ihr IT-Team verwenden, glättet es viele tägliche repetitive Aufgaben wie System-Updates, Zertifikats-Upgradation, Server-Wartung und vieles mehr. Mehrere IT-Aufgaben sind zu arbeitsintensiv und nehmen viel Zeit, um manuell durchzuführen.

Ein Runbook automatisiert jedoch viele komplexe Aufgaben, die täglich durchgeführt werden, ohne dass eine engagierte Hilfe erforderlich ist. Ein Runbook, wenn entsprechend in den Geschäftsbetrieb integriert, verbessert die IT-Wartung um eine große Marge.

senkt IT-Einfallsmanagementkosten

IT Vorfallmanagement ist ein Kopfschmerz für viele Organisationen, weil es Ihr Unternehmen verlangsamt und Störungen in Ihrem Kundenerlebnis verursacht. Es gibt Anlässe, wenn Sie mit zahlreichen komplexen IT-Problemen konfrontiert sind, und Ihr Unternehmen kann abrupt zum Stillstand kommen.

Sie müssen dann Unterstützung von hochqualifizierten IT-Experten nehmen, um das Problem zu lösen. Wenn Sie jedoch ein ordnungsgemäß dokumentiertes Runbook haben, kann Ihr Team das Problem ohne großen Aufwand lösen. Wichtig, wenn bestimmte IT-Vorfälle automatisiert oder halbautomatisiert werden, kann Ihr nicht-technisches Team das Problem schneller lösen.

Verbesserung des Gesamtumsatzes

Runbooks haben vielen Organisationen geholfen, ihre Einnahmen zu erhöhen und Kosten zu sparen. Der Grund ist, wenn Sie eine reibungslose Geschäftstätigkeit haben, wird es Ihren Kundenservice verbessern, Ihnen eine bessere Rückkehr bieten und den Umsatz Ihres Unternehmens steigern.

Verbesserte Kundenzufriedenheit

Die IT-Abteilung Ihrer Organisation ist diejenige, die täglich zahlreiche Serviceanfragen bearbeitet. Ob es Ihre Teammitglieder oder Kunden sind, jeder hängt von der IT-Abteilung ab.

Aber es wird zeitaufwendig und hektisch, alle Probleme manuell zu lösen. Wenn Sie also ein Runbook mit allen schriftlichen Aufgaben und Anweisungen aufrecht erhalten, um ein Problem zu lösen, während Sie die Leistung der Automatisierung nutzen, können Sie Probleme schneller beheben und schnelle Hilfe bereitstellen. Dies würde letztendlich dazu beitragen, die Kundenzufriedenheit zu verbessern.

Verbesserte Produktivität der Mitarbeiter

Durch den Einsatz eines Runbooks kann Ihr IT-Team viele Serviceanfragen automatisieren. Dies wird dazu beitragen, ihre Produktivität bei der Erfüllung von Aufgaben zu erhöhen und Probleme zu lösen. Inzwischen hilft es auch, die Wartezeit der Kunden zu reduzieren.

Arten von Runbooks

Runbooks sind von zwei Arten – eine ist ein allgemeines Runbook, und die andere ist ein spezialisiertes Runbook. Eine Spezialität beider Typen ist, dass sie manuell, automatisiert oder halbautomatisch sein können.

#1. Allgemeines Runbook

Im Allgemeinen werden Runbooks entwickelt, um tägliche IT-Aufgaben zu erfüllen, und diese Aufgaben sind in der Regel repetitive Aufgaben. Diese Art von Runbook ist sehr nützlich für die Organisation, weil es sich auf alltägliche Aufgaben wie die Reaktion auf Low-Level IT-Tickets, Überwachungsleistung, tägliche Backups, Auditing Logs, etc. konzentriert.

Wenn die täglichen IT-Aktivitäten dokumentiert werden, hilft es neuen und unerfahrenen Mitarbeitern, sie mit Leichtigkeit durchzuführen und einen reibungslosen Ablauf zu erhalten.

#2. Spezialisiertes Runbook

Andererseits konzentriert sich ein spezialisiertes Runbook auf komplexe IT-Aktivitäten und Serviceanfragen. Grundsätzlich ist es für ungeplante Ereignisse wie Sicherheitsverletzungen, Stromausfall, Schadenskontrolle, Systemausfall oder Netzstillstand geeignet.

Spezielle Runbooks helfen Ihnen und Ihrem IT-Team, solche Situationen zu bewältigen und Störungen im Geschäft zu reduzieren.

Wann sollten Sie ein Runbook verwenden?

Ein Runbook kann in vielen Situationen hilfreich sein, wie:

• Bei der Lösung komplexer IT-Probleme oder beim Umgang mit Kundendienstanfragen sind Runbooks äußerst nützlich für verschiedene Event-Management-Events.
• Wenn ein bestimmter Vorfall dokumentiert wird, hilft es anderen Mitgliedern zu wissen, wie sie das Problem lösen können. Und wenn dieses Problem wieder auftritt, dann kann Ihr IT-Team das Runbook verwenden und das Problem selbst lösen, ohne die Hilfe der Experten zu benötigen.
• Von der laufenden täglichen Backups und der Adressierung von Low-Level-Tickets bis zur regelmäßigen Server-Wartung und Aktualisierung des Kontozugriffs können Runbooks bei vielen Gelegenheiten verwendet werden. Für solche täglichen Aufgaben können Sie ein halbautomatisiertes und vollautomatisiertes Runbook erstellen und den täglichen Betrieb optimieren. Diese Runbooks sollten in regelmäßigen Abständen aktualisiert werden, so dass sie für zukünftige Aufgaben nutzbar ist und aktuelle Informationen durchführt.

Elemente eines Runbook

Ein Runbook kann nur nützlich und praktisch sein, wenn es alle wesentlichen Elemente trägt, einschließlich:

• Aktionsfähig : Ein Runbook sollte leicht zu verstehen sein, so dass jeder im Team, ob erfahren oder neu, sie leicht verstehen kann. Die Einbeziehung kniffliger Schritte, sonstiger Details oder komplexer Begriffe sollte vermieden werden.

• Genau : Ein genaues Runbook hilft dem Endbenutzer, das Ergebnis zu erhalten, das sie wünschen. Alle neuesten und fehlerhaften Informationen sollten während der Erstellung verwendet werden, da sie eine genaue Antwort auf Vorfälle gewährleisten. Wenn Sie ein Runbook erstellen, muss es unter verschiedenen Umständen getestet werden und Probendaten, um maximale Genauigkeit zu erreichen.

• Erreichbar : Runbooks sind ein wesentlicher Bestandteil des Betriebsmanagements, so dass es jedem im Team leicht zugänglich sein muss. Es sollte nicht nur in mehreren Servern gespeichert werden, sondern auch in einem Suchverzeichnis platziert werden. Während der Runbook-Erstellung sollten Sie Metadaten für jedes Dokument enthalten, so dass Sie jeden bestimmten Vorfall schnell lokalisieren können.

• Anpassungsfähigkeit : Anpassungsfähigkeit ist ein kritisches Element von Runbooks, weil sich das IT-Ökosystem ständig weiterentwickelt und viele Faktoren von Zeit zu Zeit verändern. Sie müssen ein Runbook so erstellen, dass Sie Änderungen vornehmen können, wenn es eine Anforderung gibt.

• Autor : Jeder Vorfall oder IT-Prozess sollte nur ein Runbook tragen, nicht mehr als das. Aber wenn Sie mehr als ein Runbook für eine bestimmte Aufgabe erstellen, führt es zu Verwirrung und schafft Redundanz. Sobald Sie ein Runbook erstellen, sollten Sie auch einen Feedback-Kanal erstellen, damit jeder Benutzer Sie über Fehler oder Redundanz informieren kann. Wie man ein Runbook erstellt

Lassen Sie uns jetzt überprüfen, wie Sie ein Runbook für Ihre Organisation Schritt für Schritt erstellen können:

#1. Planung und Aufgabenidentifikation

Das erste, was Sie tun müssen, um ein Runbook zu erstellen, ist, einen Plan zu machen, da Sie die Basis für Ihr Runbook erstellen müssen.

Während der Planungsphase müssen Sie den gemeinsamen Vorfall oder die Tickets Ihres IT-Teams betrachten und Sie können sie erhalten, indem Sie die Zwischenberichte durchlaufen. Sie sollten alle wiederkehrenden Aufgaben und Standardtickets richtig überprüfen und die Segmente in Ihrer Infrastruktur herausfinden, wo Sie das Runbook implementieren können.

Nachdem Sie die Bereiche identifiziert haben, in denen das Runbook erstellt werden kann, müssen Sie den optimalen Prozess und die Lösung für die Aufgabe oder Ausgabe dokumentieren. Sie sollten die Zwischenberichte überprüfen und Ticketlösung geschichte und dokumentieren die Lösungen, die am effektivsten sind.

Bevor Sie die Lösung dokumentieren, sollten Sie sich auch mit den Experten beraten, da sie Ihnen auch alle wichtigen Beiträge zu verschiedenen Aufgaben zur Verfügung stellen werden. Sie sollten die Dokumentation der besten Lösung während der Planung berücksichtigen, weil es dann den Prozess beschleunigen wird.

#2. Schreiben des Runbook

Sobald Sie den Plan ausgesucht haben, ist es an der Zeit, den Prozess des Schreibens des Runbooks zu beginnen. Während Sie die Runbooks erstellen, sollten Sie bestimmte Faktoren in Ihrem Geist halten, die sicherstellen, dass ein hochwirksames und genaues Runbook erstellt wird. Hier ist, wie es zu tun:

• Das Runbook sollte einzigartig und konsequent für alle Aufgaben und Probleme sein.
• Die Struktur sollte während der gesamten Anwendungen gleich sein; andernfalls kann sie Abweichungen verursachen.
• Benutze einfach die Sprache, damit jeder die Schritte verstehen kann.
• Die Dokumentation sollte einfach und präzise sein. Sie sollten unnötige Details vermeiden.
• Sie sollten die Lösung so dokumentieren, dass sie an Veränderungen anpassbar ist.

Außerdem sollten Sie auch sicherstellen, dass Sie alle wichtigen Abschnitte in Ihrem Runbook enthalten haben, da es die ordnungsgemäße Dokumentation sicherstellt. Diese Abschnitte sind:

• Überblick über den Service
• Informationen zum Service
• Alle notwendigen Details und Schritte, um die Software zu starten
• Alle Leitlinien für die regelmäßigen Aktivitäten
• Ein detaillierter Überblick über die oft ausgelösten Tickets und Alarme und Anweisungen, um zu folgen, wenn sie entstehen
• Pläne zur Wiederherstellung von Katastrophen
• Akzeptanz der Service Levels Sie sollten jeden Abschnitt des Runbook ausreichend überprüfen, um sicherzustellen, dass sie richtig angeordnet sind. Darüber hinaus sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Runbook alle Kerndatenfelder wie Taskname, Details, Beschreibung, Eigentümer, Status usw. haben sollte.

#3. Prüfung und Verbesserung

Wenn Sie Ihr Runbook richtig dokumentiert und strukturiert haben, ist es an der Zeit, sie zu testen und alle Änderungen entsprechend vorzunehmen. Sie sollten sie ständig testen und Details entsprechend aktualisieren, um sicherzustellen, dass es das optimale Ergebnis bietet.

Sie sollten auch testen, indem Sie das System ändern, da es Ihnen eine Vorstellung davon gibt, ob Ihr Runbook mit Änderungen im IT-Betrieb anpassungsfähig und flexibel sein kann. Je nach Aufgaben und Anforderung können Sie diese auch vollautomatisieren oder halbautomatisieren und Zeit im Management sparen.

Runbooks vs. Playbooks

Runbooks und Playbooks sind zwei entscheidende Aspekte eines Unternehmens, aber Menschen verwechseln sie oft aufgrund der Ähnlichkeit in ihren Begriffen.

Ein Playbook beschäftigt sich hauptsächlich mit bedeutenderen Ereignissen und Problemen Ihres Unternehmens, und es hilft bei der Schaffung von vorbestimmten Lösungen, um solche großen Probleme zu lösen. Von Standard-Betriebsverfahren und strukturierten Reaktionen bis hin zu kritischen Workflows und Markenwert umfasst ein Playbook viele wichtige Aufgaben und Aktivitäten.

Während ein Runbook Teil der Arbeitsabläufe und Verfahren, und es skizziert kleine Aufgaben und Probleme. Ein Runbook ist im Grunde ein kleiner Teil des umfangreicheren Ökosystems des Playbooks, und es ist immer ein Teil davon. Es ist jedoch nicht notwendig, dass ein Playbook immer ein Runbook in seiner Struktur enthalten würde.

Ein Runbook ist auf IT-Betriebe beschränkt, und es kann nicht in jedem Bereich verwendet werden. Ein Playbook ist jedoch nicht auf IT-Betrieb beschränkt, es wird auch von anderen Betreibern einer Organisation verwendet, die Verkauf, Remote-Arbeit, Engineering, Design, HR und viele andere umfasst.

Playbooks werden für eine Vielzahl von Aktivitäten verwendet, während Runbooks nur auf die Handhabung von Aktivitäten innerhalb des IT-Teams eines Unternehmens beschränkt sind.

Schlussfolgerung

Runbooks sind für viele Unternehmen nützlich, da sie den IT-Teams einer Organisation helfen, Probleme zu lösen und Routineaufgaben zu automatisieren, und das auch ohne die Beteiligung eines Senior-Mitglieds zu benötigen. Sie sind einfach zu erstellen, und sobald ein bestimmter Vorfall dokumentiert ist, kann jedes Mitglied leicht folgen und sie schneller lösen.

Um es jedoch effektiv zu machen, sollten Sie es mit den richtigen Anweisungen und Details füttern; andernfalls würde es zu einer Diskrepanz führen. Mit der Automatisierung sind Runbooks effektiver und effizienter geworden, wodurch sich wiederkehrende Aufgaben vermeiden lassen.

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